Neele-Vat izboljšuje učinkovitost procesa upravljanja naročil

Logistični ponudnik storitev Neele-Vat je našel avtomatizirano rešitev za svoj proces vnosa naročil, s katero lahko strankam ponudi višjo raven storitev. »Pregledali smo različne dobavitelje, vendar se je konverter naročil podjetja Simply Deliver jasno izkazal za najboljšega,« pravi vodja IT-oddelka Edwin Valstar. Rešitev je zdaj že v uporabi in prve izkušnje so pozitivne. »Postali smo hitrejši in prožnejši.«  

Neele-Vat je ponudnik celovitih logističnih storitev z devetsto zaposlenimi in podružnicami po vsej Evropi. Podjetje ponuja širok spekter visokokakovostnih logističnih storitev na področju cestnega prevoza, pomorskega prevoza, letalskega prevoza, carinskih storitev in skladiščenja. Da bi kot multimodalni koordinator verige lahko vse člene verige popolnoma uskladilo, mora to rotterdamsko družinsko podjetje razpolagati z naprednimi informacijsko-komunikacijskimi sistemi. Podjetje Simply Deliver je specializirano za rešitve v oblaku za upravljanje multimodalnega prevoza, izmenjavo podatkov v realnem času in preglednost dobavne verige.

Časovno zahtevno in nagnjeno k napakam »Za
naše prevozne dejavnosti moramo vsak dan obdelati veliko naročil,« pravi Edwin Valstar, vodja IT pri podjetju Neele-Vat. »Večina naročil prispe po e-pošti, skupaj s prilogo s podrobnostmi. Večinoma gre za datoteko PDF ali Excel, vendar se še vedno pojavljajo tudi nestrukturirani dokumenti Word. Veliko teh naročil je treba vnesti ročno, kar je zamudno in tudi nagnjeno k napakam. Že dalj časa smo iskali partnerja, ki bi nam lahko ponudil rešitev za to, vendar nismo našli ustreznega. Dokler nismo stopili v stik s podjetjem Simply Deliver.«

Preizkus koncepta
Ena od rešitev, ki jih ponuja Simply Deliver, je tako imenovani Simply Converter, uporabniku prijazen in pragmatičen pripomoček za samodejno pretvorbo posameznih datotek v zapise v sistemu za upravljanje naročil. S tem se odpravijo omenjene slabosti ročnega prepisovanja, medtem ko naročniki lahko še naprej pošiljajo svoja naročila na enak način. »Pregledali smo tudi rešitve drugih ponudnikov, a so bile precej bolj zapletene ali manj zanesljive,« pravi Valstar. »Med preizkusom koncepta se je Simply Deliver jasno izkazal kot najboljši. V enem tednu so že pripravili popolnoma delujočo predlogo, kar dokazuje, da se znajo hitro prilagoditi.«

Samostojna konfiguracija
programske opreme Velika prednost Simply Converterja v primerjavi z drugimi rešitvami je, da lahko Neele-Vat sam nastavi predloge. »Imamo veliko velikih strank, ki nam svoja naročila posredujejo na različne načine. Da bi to avtomatizirali, je treba za vsako stranko enkratno nastaviti predlogo naročila, zato je prijetno, da nismo odvisni od tretjih oseb. Programska oprema podjetja Simply Deliver je preprosta po zasnovi, naši zaposleni pa so za to prejeli tudi dobra usposabljanja. Zaradi tega lahko tudi sami posredujemo, če kaj ne gre po načrtu, in nismo odvisni od našega ponudnika IT-storitev za vsako malenkost. Poleg tega so zaposleni v podjetju Simply Deliver zelo dostopni, komunikacija z razvojno ekipo pa je neposredna. Torej, če jih kdaj potrebujete, se stvari hitro uredijo.«

Višja kakovost storitev
Simply Converter je zdaj že v uporabi in podjetje Neele-Vat v polni meri izkorišča prednosti večje učinkovitosti. »To nam resnično prihrani ogromno časa, zlasti pri bolj zapletenih naročilih, ki zahtevajo veliko administrativnega dela. Poleg tega nam omogoča večjo prožnost: v konicah lahko naročila še naprej obdelujemo s polno hitrostjo, medtem ko smo bili prej omejeni na maksimalno zmogljivost osebja.« Najpomembneje pa je, da imajo koristi tudi stranke podjetja Neele-Vat, poudarja. »Ker proces vnašanja naročil zdaj poteka tako gladko, so se skrajšali roki izvedbe in se pojavlja manj napak. Za stranke to pomeni, da postajate zanesljivejši v svojem procesu in ponujate višjo kakovost storitev.«

Rešitev s potencialom
Ker so prve uporabe prinesle tako pozitivne rezultate, namerava podjetje Valstar programsko opremo Simply Deliver uporabiti tudi na drugih področjih znotraj podjetja. »Doslej smo se osredotočali le na vnos prevoznih naročil, vendar imamo v podjetju Neele-Vat tudi druge tokove naročil, na primer za naše skladiščne dejavnosti in carinsko obdelavo. Čeprav gre sicer za drugačne podatke, je bistvo enako, zato bi tudi te tokove z uporabo konverterja lahko odlično avtomatizirali. Simply Converter je rešitev z velikim potencialom, ki jo lahko široko uporabljamo. V podjetju Neele-Vat bomo z njo še dolgo uživali.“

»Simply Converter je rešitev s potencialom, ki jo lahko široko uporabljamo«

Edwin Valstar, vodja IT pri podjetju Neele-Vat